Festa di fidanzamento: come organizzarla senza errori

Per organizzare una festa di fidanzamento decidete tre cose, in questo ordine: una data entro circa tre mesi dalla proposta, chi la organizza, e una lista invitati fatta solo di persone che inviterete anche al matrimonio. Il resto (location, cibo, inviti) è normale organizzazione di una festa e si decide in un pomeriggio, una volta fissati questi tre punti.

Il terzo punto è quello che quasi tutti saltano. La festa sembra informale, e così la lista cresce in modo informale. Sei mesi dopo state tagliando la lista del matrimonio e scoprite che 18 delle persone da togliere hanno già brindato a voi alla festa.

In Italia la tradizione è la cena di fidanzamento, in cui le due famiglie si conoscono a tavola, spesso con lo scambio dell'anello e dei regali tra i fidanzati. La festa più ampia, con amici e parenti, è un'abitudine più recente. Questa guida vale per entrambe: tempi, chi organizza, la regola sugli invitati, i costi e una checklist di otto settimane.

Quando fare la festa di fidanzamento?

La maggior parte delle feste di fidanzamento si tiene tra quattro e dodici settimane dopo la proposta. Il motivo è pratico. Troppo presto e nessuno riesce a organizzarsi per il viaggio. Troppo tardi e la festa si sovrappone ai preparativi del matrimonio, all'addio al nubilato e alla pazienza di tutti.

Se vi siete fidanzati durante le feste di Natale, una festa tra fine gennaio e febbraio arriva al momento giusto. È anche il periodo più tranquillo dell'anno per la vita sociale, e questo aiuta le presenze. Evitate i ponti e i weekend lunghi, in cui metà degli invitati è via.

Una domanda conta più della data: serve già la data del matrimonio? No. Ma prima della festa dovreste avere un'idea del numero di invitati e della stagione, perché ve lo chiederanno tutti. "Pensiamo a settembre dell'anno prossimo, circa 100 persone" è una risposta molto migliore di una promessa che poi dovrete ritirare. La nostra guida su cosa fare nei primi 30 giorni da fidanzati spiega come arrivare in fretta a questi due numeri.

Chi organizza e chi paga?

Secondo la tradizione italiana, la presentazione ufficiale avveniva a casa della famiglia della sposa, con i genitori di lui ospiti a cena. Oggi la risposta onesta è: organizza chi si offre. I genitori di una delle due famiglie, un fratello o una sorella, gli amici più stretti, oppure la coppia stessa.

La regola che non è cambiata è semplice. Chi organizza, paga. Se i vostri genitori si offrono di organizzare, la festa è loro, e questo include voce in capitolo su lista e formato. Se volete il controllo completo, organizzatela voi. Lo stesso principio vale per le spese del matrimonio vero e proprio, come spiega questa guida su chi paga il matrimonio secondo il galateo.

Due situazioni capitano spesso:

• Entrambe le famiglie vogliono organizzare. Lasciate organizzare una famiglia e chiedete all'altra di fare il primo brindisi. Oppure fate due feste piccole, una nella città di ciascuna famiglia, soluzione comune quando una famiglia vive al Nord e l'altra al Sud.
• Nessuno si offre. Organizzatela voi, tenetela piccola e non sentitevi strani. Una cena per 20 persone a casa vostra è una festa di fidanzamento completa.

L'unica regola sulla lista invitati che conta davvero

Chiunque inviterete alla festa di fidanzamento deve essere invitato anche al matrimonio. Non esistono eccezioni educate, ed è qui che le feste di fidanzamento fanno più danni.

Al contrario, non dovete invitare alla festa tutti gli invitati del matrimonio. La lista della festa deve essere un piccolo gruppo sicuro dentro la lista delle nozze: genitori, fratelli, nonni, i testimoni che avete in mente e gli amici più cari. Le persone su cui siete sicuri al 100%.

Un metodo pratico per costruirla:

1. Scrivete prima la lista del matrimonio, anche a grandi linee. Il calcolatore degli invitati al matrimonio vi dà un totale in circa cinque minuti.
2. Segnate ogni nome che non tagliereste mai, con qualsiasi budget.
3. Invitate solo da quel gruppo segnato.

Di solito ne escono tra 20 e 50 persone. Se la lista della festa supera la metà della lista prevista per il matrimonio, probabilmente è troppo lunga. I cugini di secondo grado sono il punto delicato tipico delle famiglie italiane: se non siete sicuri di invitarli alle nozze, non invitateli adesso.

I colleghi sono l'altra trappola classica. Invitare il vostro responsabile alla festa e non al matrimonio è la versione più comune di questo errore.

Quanto costa una festa di fidanzamento?

Non esiste una media affidabile per le feste di fidanzamento in Italia, perché le differenze sono enormi. Una cena a casa e una sala privata al ristorante sono entrambe normali. Queste sono stime indicative per 30 invitati in una città italiana di fascia media:

Cibo e bevande assorbono la maggior parte del budget. Il risparmio più concreto è l'orario. Un pranzo della domenica o un aperitivo rinforzato in settimana costa più o meno la metà di una cena del sabato per lo stesso gruppo.

Tenete a mente un punto: quello che spendete qui esce dalle stesse finanze di casa del matrimonio, a meno che non organizzi qualcun altro.

Scegliere il formato giusto

Il formato deve essere coerente con il matrimonio che state organizzando, non fargli concorrenza. Una festa di fidanzamento molto elegante prima di un matrimonio piccolo e informale manda agli ospiti un segnale confuso.

I formati che funzionano bene:

• Cena a casa. Il classico italiano. Facile da gestire per 15-30 persone, e lascia alle famiglie il tempo di conoscersi davvero.
• Pranzo della domenica. Più economico e più breve. Ai nonni di solito piace di più di giorno.
• Aperitivo. Due o tre ore, bevande e stuzzichini, la gente si muove. Funziona meglio quando le due famiglie non si conoscono ancora, perché nessuno resta bloccato allo stesso tavolo.
• Grigliata in giardino o in agriturismo. Perfetta da maggio a settembre.

Per un fidanzamento invernale una cena calda a lume di candela è la scelta naturale. Non serve un tema. Bastano un buon padrone di casa, cibo puntuale e uno o due brindisi brevi. Qualche idea in più su buffet e torta la trovate in questo articolo su come si organizza un engagement party.

Inviti e conferme di partecipazione

Gli inviti per la festa di fidanzamento sono meno formali delle partecipazioni di nozze. Un invito digitale va benissimo, e per una festa organizzata con quattro-otto settimane di anticipo è la scelta più pratica. Mandate gli inviti tre o quattro settimane prima della festa. Se qualcuno deve viaggiare, avvisatelo prima con un messaggio.

Indicate chi organizza, i nomi della coppia, data, ora, indirizzo, eventuale dress code e una data entro cui confermare, circa una settimana prima. Non citate liste regalo o richieste di regali.

Esempi di testo da copiare:

Informale, organizza la coppia: Giulia e Matteo si sono fidanzati. Venite a festeggiare con noi sabato 13 febbraio, dalle 19:30, a casa nostra, con cena e brindisi. Fateci sapere entro il 6 febbraio.

Organizzano i genitori: Paola e Roberto Esposito sono lieti di invitarvi alla festa di fidanzamento della figlia Chiara con Luca Ferri. Domenica 21 febbraio, ore 12:30, Trattoria da Rosa. Si prega di confermare entro il 12 febbraio.

Aperitivo: Sofia e Andrea hanno detto sì. Brindiamo insieme venerdì 29 gennaio, dalle 18:30 alle 21:30, all'Enoteca del Borgo. Conferma entro il 22 gennaio.

Raccogliere le risposte è il momento in cui le feste di fidanzamento si complicano. Le conferme arrivano su WhatsApp, a voce, nei commenti, o come "facciamo il possibile" detto alla mamma di uno dei due.

Una pagina RSVP online risolve il problema. Con Invyt create una sola pagina dell'evento, condividete il link su WhatsApp, via SMS o email, e ogni risposta finisce in un'unica lista con numero di persone ed esigenze alimentari. È gratis fino a 25 invitati, che bastano per la maggior parte delle feste di fidanzamento, e per liste più lunghe serve un upgrade una tantum per quell'evento. Crea l'invito per la tua festa di fidanzamento.

C'è un secondo vantaggio che molte coppie notano solo dopo. La festa di fidanzamento è una prova generale delle conferme del matrimonio. Scoprirete quali parenti non rispondono mai, quali numeri di telefono sono sbagliati e quali famiglie hanno bisogno di un solo link invece di due. Sistemarlo per 30 persone è facile. Sistemarlo per 150 persone al nono mese no. Quando arriverete al matrimonio, la pagina matrimonio di Invyt mostra come lo stesso sistema gestisce più eventi e più nuclei familiari.

Checklist di 8 settimane per la festa di fidanzamento

8 settimane prima

• Decidete chi organizza e il budget
• Scegliete due date possibili e verificatele con genitori e nonni
• Fissate a grandi linee numero di invitati e stagione del matrimonio, per saper rispondere alle domande

6 settimane prima

• Fissate la data e prenotate ristorante o location, se non la fate a casa
• Scrivete la lista solo con i nomi "da non tagliare mai"
• Avvisate chi deve viaggiare

4 settimane prima

• Mandate gli inviti con una data di conferma una settimana prima della festa
• Prenotate il catering o decidete il menu
• Chiedete a una persona per ciascuna famiglia di preparare un breve brindisi

2 settimane prima

• Ricontattate chi non ha ancora risposto
• Verificate esigenze alimentari e di accessibilità
• Ordinate fiori, torta o decorazioni, se previsti

1 settimana prima

• Chiudete le conferme e comunicate il numero finale al ristorante o al catering
• Decidete la scaletta: arrivo, cibo, brindisi, torta
• Preparate un ringraziamento di due minuti da parte vostra

Dopo la festa

• Ringraziate chi ha organizzato e chi ha fatto regali entro due settimane
• Aggiornate la lista del matrimonio con quello che avete scoperto sui contatti

Poi mettete da parte la festa e tornate al matrimonio. Di solito il passo successivo è il save the date, e i nostri testi per il save the date sono pronti quando vi servono. Per i tempi delle partecipazioni vere e proprie, leggete quando spedire gli inviti di matrimonio.

Cosa succede la sera della festa

Tenete la scaletta corta. Gli ospiti arrivano e chiacchierano per circa un'ora, poi si mangia, poi i brindisi. Due o tre brindisi da due minuti l'uno sono la misura giusta: di solito prima chi organizza, poi qualcuno dell'altra famiglia, infine la coppia per ringraziare tutti.

Presentate le famiglie all'inizio della serata. Per molti ospiti è la prima volta che le due famiglie si incontrano, e cinque minuti di impegno da parte vostra all'inizio rendono la serata più facile per tutti.

Non annunciate dettagli del matrimonio che non avete ancora confermato. Una data o una location detta ad alta voce a una festa di fidanzamento la sanno tutti la mattina dopo.