Verlobungsfeier planen: Gästeliste, Kosten, Checkliste

Um eine Verlobungsfeier zu planen, klärt ihr drei Dinge in dieser Reihenfolge: einen Termin innerhalb von etwa drei Monaten nach dem Antrag, wer einlädt, und eine Gästeliste, auf der nur Menschen stehen, die auch zur Hochzeit kommen. Alles andere (Ort, Essen, Einladungen) ist normale Partyplanung und an einem Nachmittag erledigt, sobald diese drei Punkte stehen.

Der dritte Punkt ist der, den fast alle überspringen. Eine Verlobungsfeier wirkt locker, also wächst auch die Liste locker. Ein halbes Jahr später kürzt ihr die Hochzeitsliste und merkt, dass 18 der Menschen, die ihr streichen müsstet, schon auf euch angestoßen haben.

Im deutschsprachigen Raum ist die Verlobungsfeier außerdem kein Muss. Laut Wikipedia ist sie meist eine Familienfeier im engeren Kreis, und viele Paare verschicken einfach eine Karte mit "Wir haben uns verlobt". Wenn ihr feiern wollt, hilft euch dieser Leitfaden: Zeitpunkt, Gastgeber, die Regel für die Gästeliste, Kosten und eine Checkliste für acht Wochen.

Wann feiert man die Verlobung?

Die meisten Verlobungsfeiern finden vier bis zwölf Wochen nach dem Antrag statt. Zu früh, und niemand kann anreisen. Zu spät, und die Feier kollidiert mit der eigentlichen Hochzeitsplanung, dem Junggesellenabschied und der Geduld aller Beteiligten.

Habt ihr euch zwischen Advent und Silvester verlobt, passt eine Feier Ende Januar oder im Februar gut. Diese Wochen sind in den meisten Kalendern leer, und das hilft bei den Zusagen. Achtet nur auf Fasching und Fasnacht, wenn eure Familien aus dem Rheinland, aus Süddeutschland, Österreich oder der Schweiz kommen.

Eine Frage ist wichtiger als das Datum: Braucht ihr schon einen Hochzeitstermin? Nein. Aber eine grobe Gästezahl und eine Jahreszeit solltet ihr vor der Feier haben, denn die Gäste werden fragen. "Wir denken an den Herbst nächstes Jahr, ungefähr 80 Leute" ist eine bessere Antwort als ein Versprechen, das ihr später zurücknehmen müsst. Unser Plan für die ersten 30 Tage nach der Verlobung zeigt, wie ihr schnell zu diesen beiden Zahlen kommt.

Wer lädt ein und wer zahlt?

Traditionell haben die Eltern der Braut eingeladen, oft zu einem Essen im kleinen Kreis, bei dem sich beide Familien kennenlernen. Heute gilt: Wer anbietet, richtet aus. Eltern von beiden Seiten, Geschwister, enge Freunde oder ihr selbst, alles ist normal.

Eine Regel hat sich nicht geändert. Wer einlädt, zahlt. Bieten eure Eltern an, die Feier auszurichten, ist es auch ihre Feier, und dazu gehört ein Mitspracherecht bei Gästeliste und Format. Wollt ihr selbst entscheiden, ladet selbst ein.

Zwei Situationen kommen oft vor:

• Beide Familien wollen einladen. Eine Familie richtet aus, die andere hält die erste Rede. Oder ihr feiert zweimal klein, einmal in jeder Heimatstadt. Das lohnt sich vor allem, wenn die Familien weit auseinander wohnen.
• Niemand bietet an. Dann ladet ihr ein, haltet es klein, und das ist völlig in Ordnung. Ein Abendessen für 20 Leute bei euch zu Hause ist eine vollständige Verlobungsfeier.

Die eine Regel für die Gästeliste

Wer zur Verlobungsfeier eingeladen wird, muss auch zur Hochzeit eingeladen werden. Eine höfliche Ausnahme gibt es nicht, und genau hier richten Verlobungsfeiern den meisten Schaden an.

Umgekehrt gilt das nicht. Ihr müsst nicht jeden Hochzeitsgast zur Verlobung einladen. Die Liste für die Feier sollte eine kleine, sichere Teilmenge der Hochzeitsliste sein: Eltern, Geschwister, Großeltern, eure voraussichtlichen Trauzeugen und die engsten Freunde.

So baut ihr sie auf:

1. Schreibt zuerst die Hochzeitsliste, auch wenn sie noch grob ist. Mit dem Rechner für die Hochzeitsgästeliste habt ihr in fünf Minuten eine Gesamtzahl.
2. Markiert jeden Namen, den ihr bei keinem Budget streichen würdet.
3. Ladet nur aus dieser markierten Gruppe ein.

Meist kommen dabei 20 bis 50 Menschen heraus. Ist eure Liste für die Verlobung länger als die Hälfte der erwarteten Hochzeitsliste, ist sie vermutlich zu lang.

Die klassische Falle sind Kolleginnen und Kollegen. Die Chefin zur Verlobung einzuladen und dann nicht zur Hochzeit ist die häufigste Form dieses Fehlers. Feiert mit dem Team lieber separat, zum Beispiel mit Kuchen im Büro.

Was kostet eine Verlobungsfeier?

Einen verlässlichen Durchschnitt gibt es nicht, weil die Spanne riesig ist. Ein Essen zu Hause und ein gemieteter Nebenraum im Restaurant sind beide üblich. Die folgenden Werte sind unsere Schätzungen für 30 Gäste in einer mittelgroßen Stadt in Deutschland oder Österreich. In der Schweiz und in München liegt ihr eher am oberen Ende.

Essen und Getränke machen den Großteil aus. Die einfachste echte Ersparnis ist die Uhrzeit. Ein Sonntagsbrunch oder ein Abend unter der Woche mit Häppchen kostet für dieselbe Gruppe ungefähr die Hälfte eines Samstagabendessens.

Behaltet im Kopf: Was ihr hier ausgebt, kommt aus derselben Haushaltskasse wie die Hochzeit, es sei denn, jemand anderes lädt ein.

Welches Format passt zu euch?

Das Format sollte zur geplanten Hochzeit passen, nicht mit ihr konkurrieren. Eine Verlobungsfeier im Abendkleid vor einer kleinen Hochzeit im Biergarten sendet ein seltsames Signal.

Diese Formate funktionieren gut:

• Abendessen zu Hause oder im Restaurant. Der Klassiker im deutschsprachigen Raum. Für 15 bis 30 Leute gut machbar, und die Familien haben Zeit, sich wirklich kennenzulernen.
• Sektempfang. Zwei bis drei Stunden, Getränke und Fingerfood, alle bewegen sich frei. Ideal, wenn sich die beiden Familien noch nicht kennen, weil niemand an einem Tisch festsitzt.
• Brunch. Günstiger, kürzer, und Großeltern mögen Feiern bei Tageslicht.
• Grillfest im Garten. Von Mai bis September die naheliegende Wahl, mit wenig Aufwand für die Gastgeber.

Im Winter passt ein Abend mit warmem Essen und Kerzenlicht am besten. Ein Motto braucht ihr nicht. Gute Gastgeber, pünktliches Essen und ein oder zwei kurze Reden reichen.

Einladungen und Zusagen

Einladungen zur Verlobungsfeier sind weniger förmlich als Hochzeitseinladungen. Eine digitale Einladung ist völlig angemessen und bei vier bis acht Wochen Vorlauf auch die praktischste Lösung. Verschickt sie drei bis vier Wochen vor der Feier. Müssen Gäste anreisen, gebt ihnen vorher kurz Bescheid.

In die Einladung gehören die Namen der Gastgeber, eure Namen, Datum, Uhrzeit, Adresse, falls nötig ein Dresscode, und eine Rückmeldefrist etwa eine Woche vor der Feier. Geschenkwünsche lasst ihr weg.

Beispieltexte zum Kopieren:

Locker, ihr ladet selbst ein: Lena und Jonas haben sich verlobt. Feiert mit uns bei Essen und Getränken am Samstag, 13. Februar, ab 19 Uhr bei uns zu Hause. Bitte gebt uns bis zum 6. Februar Bescheid.

Die Eltern laden ein: Sabine und Thomas Becker laden herzlich zur Verlobungsfeier ihrer Tochter Anna mit Lukas Wagner ein. Sonntag, 21. Februar, 12:30 Uhr, Gasthaus zur Linde. Um Antwort wird bis zum 12. Februar gebeten.

Sektempfang: Mia und Sophie haben beide Ja gesagt. Stoßt mit uns an, am Freitag, 29. Januar, von 18 bis 21 Uhr im Weinhaus am Markt. Rückmeldung bis 22. Januar.

Beim Einsammeln der Antworten wird es chaotisch, denn eine Verlobungsfeier hat selten eine Antwortkarte. Die Zusagen kommen als WhatsApp-Nachricht, als Anruf bei der Mutter oder als "wir versuchen es" bei dem Elternteil, den der Gast am besten kennt.

Eine Online-Zusageseite löst das. Mit Invyt erstellt ihr eine Eventseite, teilt den Link per WhatsApp, SMS oder E-Mail, und jede Antwort landet in einer Liste mit Personenzahl und Essenswünschen. Bis 25 Gäste ist das kostenlos, was für die meisten Verlobungsfeiern reicht. Für größere Listen gibt es ein einmaliges Upgrade für dieses Event. Erstellt eure Einladung zur Verlobungsfeier.

Den zweiten Vorteil bemerken viele Paare erst später. Die Verlobungsfeier ist eine Generalprobe für die Zusagen zur Hochzeit. Ihr seht, welche Verwandten nie antworten, welche Handynummern falsch sind und welche Haushalte einen gemeinsamen Link brauchen statt zwei. Das für 30 Leute zu reparieren ist leicht, für 120 Leute drei Monate vor der Hochzeit nicht. Wie viele Zusagen am Ende trotzdem fehlen, steht in unserem Artikel zu No-Shows bei der Hochzeit. Für die Hochzeit selbst zeigt die Hochzeitsseite, wie dasselbe System mehrere Programmpunkte und Haushalte verwaltet.

Checkliste: Verlobungsfeier in 8 Wochen

8 Wochen vorher

• Gastgeber und Budget festlegen
• Zwei mögliche Termine mit Eltern und Großeltern abstimmen
• Grobe Gästezahl und Jahreszeit für die Hochzeit klären, damit ihr Fragen beantworten könnt

6 Wochen vorher

• Termin fixieren und Restaurant oder Raum reservieren, falls ihr nicht zu Hause feiert
• Gästeliste nur aus den "niemals streichen"-Namen entwerfen
• Gäste mit Anreise vorab informieren

4 Wochen vorher

• Einladungen mit Rückmeldefrist eine Woche vor der Feier verschicken
• Catering buchen oder Menü planen
• Aus jeder Familie eine Person um eine kurze Rede bitten

2 Wochen vorher

• Bei Gästen ohne Antwort nachfragen
• Essenswünsche, Allergien und Barrierefreiheit klären
• Blumen oder Dekoration bestellen, falls gewünscht

1 Woche vorher

• Zusagen schließen und die endgültige Personenzahl an Restaurant oder Caterer melden
• Ablauf planen: Ankommen, Essen, Reden, Dessert
• Einen Dank von zwei Minuten von euch beiden vorbereiten

Nach der Feier

• Gastgebern und Schenkenden innerhalb von zwei Wochen danken
• Hochzeitsgästeliste mit allem aktualisieren, was ihr über Kontakte gelernt habt

Danach legt ihr die Feier beiseite und kümmert euch um den nächsten Schritt. Meist kommt die Save-the-Date-Karte als Nächstes, und unsere Save-the-Date-Texte für die Hochzeit liegen bereit, wenn es so weit ist.

Was am Abend selbst passiert

Haltet den Ablauf kurz. Die Gäste kommen an und plaudern etwa eine Stunde, dann gibt es Essen, danach die Reden. Zwei oder drei Reden von je zwei Minuten sind genug: meist zuerst der Gastgeber, dann jemand aus der anderen Familie, zum Schluss ihr beide mit einem Dank.

Stellt die Familien früh am Abend einander vor. Für viele Gäste ist es das erste Treffen beider Seiten, und fünf Minuten Aufmerksamkeit von euch am Anfang machen den Rest des Abends für alle leichter.

Kündigt keine Hochzeitsdetails an, die noch nicht feststehen. Ein Datum oder eine Location, die auf der Verlobungsfeier laut ausgesprochen wird, kennt am nächsten Morgen die ganze Verwandtschaft.

Und falls jemand fragt, ob die Verlobung eigentlich "offiziell" ist: In Deutschland ist das Verlöbnis tatsächlich im Gesetz geregelt. § 1297 BGB stellt aber gleich klar, dass niemand auf Eheschließung klagen kann. Eine Feier braucht es dafür also nicht. Ihr feiert, weil ihr wollt.